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5 Claves para liderar tus reuniones

A lo largo de más de dos décadas de trabajo en organizaciones he asistido y organizado miles y miles de reuniones.   Sin tener un estadística precisa, lo que queda en mi memoria es que el porcentaje de reuniones “de valor”, frente a las que han sido un mero “pasar el tiempo” ha sido muy favorable a las segundas.   Sin embargo, las reuniones son una herramienta extraordinaria, no sólo para alinear a un grupo de personas en torno a un tema, sino sobre todo, para algo mucho más importante: para verte a ti mismo como líder, seas (o no) quien dirige la reunión.

Tip #1: Mete conciencia. Pregúntate “para qué” (y no “por qué”).

Normalmente se tiende a pensar que el éxito de una reunión se produce en el momento en el que las personas se juntan en una sala (real o virtual). Para nada.   Que una reunión sea exitosa (o no) depende del momento en el que alguien decide convocarla.

A la hora de convocar, hazte la pregunta de “para qué” la convocas. Si no es absolutamente necesaria, no lo hagas.

Económicamente, una reunión tiene el coste equivalente de tiempo invertido por cada uno de los asistentes en prepararla y mantenerla, además del seguimiento de acciones derivadas de la misma.   Si lo que se va a tratar en la reunión puede resolverse por otra vía, no convoques la reunión. Por ejemplo, si la reunión se utiliza para compartir las conclusiones de un informe, o el final de un proyecto, envía un resumen ejecutivo de una hoja a las personas realmente interesadas. Todos ahorrareis mucho, mucho, mucho tiempo … y dinero.

Tip #2: Mete aún más conciencia. Pregúntate “desde dónde” estás convocando la reunión.

Hay reuniones que se convocan desde la colaboración, el entendimiento, la actitud de resolver problemas, el compartir, el mejorar, el servir … Sin embargo, hay otras que se convocan desde el “ajustar las cuentas”, “endilgar” trabajo a los demás para no tener que hacerlo yo, el “contralar porque no me fío”, …   Las primeras suelen ser un éxito. Las segundas, suelen acabar peor de lo que comenzaron.   ¿Cómo distinguirlas? Por la energía que se mueve en la sala. Siempre el gana el paradigma de mayor conciencia, con lo que si la convocatoria se ha hecho desde la colaboración, la energía y el resultado será positivo. En caso contrario, la energía con la que se sale de la reunión es inferior a la energía con la que se entra.   Todos sabemos cuando la energía de nuestro cuerpo es alta o baja. Tan solo, escanéate durante la reunión y siente qué está ocurriendo.

Tip #3: El fondo importa. Las formas también.

En los dos tips anteriores, hemos hablado de fondo. Pero también la forma importa.   Enviar una convocatoria forma, indicando el propósito de la reunión (para qué se convoca), el lugar, la duración, los asistentes, y el material complementario (si es necesario), todo ello con la suficiente antelación, es clave para que la reunión fluya.   Es muy importante que la reunión comience a la hora y acabe a la hora. Todos tenemos muchas tareas en la agenda. Premiar a quien llega tarde, haciendo esperar al resto, o pasarse de la hora, por una mala gestión del tiempo (por ejemplo, teniendo que repetir información a los que han llegado tarde o a los que no se han preparado la reunión) al final, son un lastre para todos.

Tip #4: Cierra la reunión con un plan de acción concreto.

Tras una reunión algo debe ocurrir, y la mejor manera de que algo ocurra es dejar un plan de acción muy concreto.   Por ello, lo primero es establecer las acciones que se van a tomar. Una acción comienza por un verbo: “Llamar al proveedor A para tener un presupuesto de la nueva campaña de marketing”; “Revisar el informe de productos defectuosos”; “Transferir los pagos pendientes” …..   El segundo es paso es asignar, con nombres y apellidos, la persona al cargo. Si no hay rendición de cuentas, no hay responsabilidad, por lo tanto, no sirve con decir “Producción” ó “Contabilidad” (yo no conozco a nadie que se llame así). Nombre y apellidos.   El tercer punto es establecer una fecha concreta, máxima, en la que la acción se cumpla. Fecha de calendario en la que la persona al cargo de la acción pueda marcar si la ha realizado (o no).

Tip #5: Y lo más importante …

Mantén atención plena a lo que ocurre dentro de ti. Cómo te sientes con las diferentes intervenciones, especialmente, si se plantea algún conflicto. Qué pensamientos te vienen a mente ante las intervenciones de las diferentes personas. ¿Te viene algún juicio?¿Acoges las propuestas de las distintas personas en función de “cómo te caen”?   En este sentirte a ti mismo está la perla que puedes extraer de cada reunión, y realizar la tarea más importante del líder: verse a si mismo en cada instante a través de lo que ocurre a su alrededor.   Recuerda que todo lo que hay en tu vida, habla de ti. Por lo tanto, nada de lo que sucede en una reunión te es ajeno.


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