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¿Cómo simplificar la gestión empresarial?

Conversando con varios directivos en el descanso de un curso de formación, todos ellos me comentaban lo mismo: “Vivimos desbordados en nuestra organización. Necesitamos simplificar nuestra gestión empresarial“.

A lo que se referían con ese “vivir desbordados” era que cada uno de ellos sentía que estaba llevando adelante el trabajo de varias personas (en algunos casos, era físicamente así por bajas de colegas o colaboradores) y que materialmente, no llegaban a todo lo que se le exigía.

Al mismo tiempo, se daba la sensación de que todo era caótico: proyectos, proyectos y más proyectos que se tenían que completar “para ayer”, lo que al final llevaba a una sensación generalizada de “bajada de brazos” ante la imposibilidad de poder ejecutar tanta tarea, no por falta de voluntad, sino porque la meta es tan poco realista como ilógica.

En este entorno, además de no conseguir llegar al objetivo que se pretende, se produce un efecto colateral muy pernicioso: las personas se desconectan de la organización, pasando a una fase pasiva o incluso de alienación, en la que utilizan todo su talento en comentarios sarcásticos contra el entorno en el que viven, contribuyendo a un entorno irrespirable.

Gestión empresarial: cómo simplificarla de manera sencilla

El primer paso para simplificar la gestión empresarial: definir el propósito

Solo lo simple funciona de manera sostenida en el tiempo. Si algo es muy complejo, o se acaba “rompiendo” por algún lado o la gente deja de utilizarlo. Es normal: todos tendemos a lo sencillo, a lo que consume el mínimo de nuestras energías.

Para salir del entorno que describían lo directivos de los que hablaba hace un momento no hay otro camino que simplificar, entendiendo por simplificar, algo tan sencillo como poner un poco de sentido común.

¿Tiene sentido lanzar una cantidad ingente de proyectos que posteriormente no se pueden ni gestionar?¿Por qué se somete a una enorme presión a todo un grupo humano, a sabiendas de que es imposible conseguirlo? Y sobre todo ¿para qué se hace lo que se hace?

Esta última pregunta conecta con el corazón de la organización: su propósito. Toda organización tiene un propósito, un para qué, que debería conocer desde el primer hasta el último de los empleados, tanto de la organización, como de los proveedores y clientes.

Es de vital importancia definir el propósito de la organización.

Un propósito que todos repitiesen como un mantra y que sirviese como elemento para establecer una jerarquía en todo lo que se hace en la organización.

El propósito trae claridad a la organización, y es absolutamente necesario que esté definido en una frase corta (menos de 10 palabras, idealmente 5 o menos) para que todos puedan recordarlo. Ese propósito alinea a toda la organización, puesto que contiene la esencia de la misma.

Por ejemplo, el propósito de Apple es “Desafiar el status quo”; el propósito de Google es “Organizar la información del mundo y lograr que sea útil y accesible para todo el mundo”. De ahí, nacen productos y servicios alineados con estos propósitos.

Todo lo que no está alineado con el propósito, y este es el primer paso para la simplificación, se tiene que dejar (salvo que sea tan urgente que ponga en riesgo la propia supervivencia de la organización).

La clave de simplificar es traer claridad a toda organización sobre cual es la prioridad. Desde ahí, se puede pasar al segundo paso, el cual es natural.

El segundo paso para simplificar la gestión empresarial: eliminar lo que no está alineado con el propósito

Así de simple: si no está perfectamente alineado con el propósito de la organización (reitero, sin ser vital), se tiene que eliminar “sin piedad” de la lista de proyectos.

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Se debe decidir qué se deja fuera de la lista de proyectos.

Lo difícil de elaborar una lista no es lo que se pone en ella, si no lo que se deja fuera. Dejar un determinado proyecto que puede resultar muy atractivo, no es “plato de buen gusto” para quien lo propone. Detrás hay un sincero intento de mejorar una parte de la organización y en muchos casos, eso se interpreta como un rechazo personal.

Quien propone el proyecto se identifica con él y si es rechazado, el profesional siente que se le rechaza a él.

Por eso es tan importante tener un propósito claro y nítido para toda la organización: porque dota al proceso de decisión de qué y qué no incluir entre los proyectos a llevar adelante de un criterio que no es personal, sino propiedad del conjunto.

El propósito de la organización y no de la persona o del comité que elige.

Con este primer “desbroce” sobre qué proyectos hay que llevar adelante, probablemente no se concluya con el trabajo, puesto que seguirá habiendo una lista importante de cosas a hacer, fuera de las habituales del día a día.

En este caso, hay que dar una vuelta de tuerca más en el proceso de simplificación y pasar al tercer paso.

El tercer paso para simplificar la gestión empresarial: el foco

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Elige cuál será el foco de la organización.

Cuando una organización quiere avanzar realmente, debe escoger aquello en lo que coloca el foco. Como seguro que has escuchado tantas veces, donde está el foco está la energía, y llevado a un ejemplo más concreto y de “andar por casa”, esto es el equivalente a cuidar una planta: la riegas, la pones al sol, realizas el aporte de abono, la trasplantas cuando crece… Todo ese “mimo” hace que la planta crezca fuerte.

Si no inviertes tiempo y energía en esa planta, no crecerá lo mismo, o si tienes tal cantidad de plantas que no puedes atender a todas, el resultado será el mismo ¿me explico?

Poner foco implica tomar una decisión, y esta decisión no es otra que la responde a la siguiente pregunta:

“Si al final del año hubiese completado un solo proyecto, si hubiese una sola cosa que hubiésemos arreglado o implantado, y de la que nos sentiríamos realmente orgullosos …. ¿Cuál sería?”

Reitero: lo difícil de una lista no es lo que incluir, sino lo que dejar fuera, y reducir la lista a una sola cosa sobre la que poner foco, no es una tarea nada fácil. Es sencilla, sí, pero también difícil.

Poner el foco implica que una serie de personas de la organización dejarán sus tareas para dedicarse exclusivamente a aquello que se ha determinado como la prioridad única, mientras que el resto de la organización sigue con sus tareas.

En mi experiencia, en una organización pequeña, lo normal es acometer un proyecto por año; en una organización de tamaño superior, suele haber la opción de tener dos o incluso tres focos a lo largo del año. Todo depende de los recursos disponibles y de la necesidad de recursos que

La clave, como en todo en la vida, es el equilibrio entre los recursos disponibles y los necesarios para acometer el proyecto de simplificación.

En una guitarra, las cuerdas han de estar con la tensión correcta para que el sonido corresponda con las notas a tocar. En eso consiste el proceso de afinado: en ajustar esa tensión. Pues bien, en esto es lo mismo: afinar la  carga de trabajo en la organización para que el resultado final sea el correcto.

La espiral virtuosa: simplificar y focalizar

Una vez que se tiene un propósito claro, se ha eliminado aquello que no está alineado con dicho propósito y se ha puesto el foco en esos pocos (o incluso único) asuntos vitales (eliminando lo triviales), entonces se produce un fenómeno muy curioso.

Se sale del habitual círculo vicioso de la gestión (esa “rueda del hámster” donde parece que nunca se sale de hacer, hacer, hacer sin llegar a ninguna parte ….) y se entra en una espiral virtuosa.

El mantener ese foco en un determinado tema, hace que todo se vaya simplificando, y a su vez, el que se vaya simplificando, hace que haya más foco en ese tema clave.

Así, de una manera natural, la organización (al igual que en una dieta) elimina “la grasa sobrante”, siendo cada vez más fácil y fluido el funcionamiento de la misma.

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